Bab 5 Membuat Dokumen dengan Pengolah Kata

Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong, cara berikut ini bias menjadi alternative dalam membuat dokumen baru.

a.       Klik tombol Microsoft Officelalu klik New,

b.       Maka keluar kotak dialog New,

c.       Pada kotak dialog New Document, dibawah menu Templates, terdapat beberapa pilihan seperti:

1.         Blank document, untuk dokumen yang kosong.

2.       Installed template untuk membuat dokumen dari beberapa template yang disertakan dalam paket Microsoft Word.

3.       My template untuk dokumen dari template buatan

4.       New from existing untuk membuat dokumen dari beberapa template yang terdapat pada file yang telah disimpan.

5.       Jika computer yang sedang digunakan terhubung ke internet, kita juga dapat menggunakan template yang disediakan pada Microsoft Office Online.

d.       Jika sudah dipilih, klik Create.

Atau bias juga menggunakan cara alternative yaitu dengan klim tombol New Document yang ada pada Toolbar quick access (jika sudah dibuat).

Selain kedua alternative diatas, bias juga dengan langsung menekan tombol CTRL+N di keyboard, maka dokumen baru akan tampil di layar.

2.       Meyimpan Dokumen

a.       Menyimpan Dokumen Baru

Untuk pertama kalinya menyimpan dokumen yang baru saja kita buat ke bentuk file dokumen pada sistem Microsoft Word 2007 adalah:

1.         Klik tombol Microsoft Office, lalu klik Save As.

2.       Ketiganya akan menampilkan kotak dialog Save as.

3.       Pada pilihan save in tentukan folder yang akan dijadikan tempat penyimpanan.

4.       Ketikkan nama file dokumen pada kotak File Name, lalu klik Save.

b.       Menyimpan setelah melakukan perubahan.

Untuk menyimpan dokumen yang baru saja dirubah di file asalnya, caranya tinggal klik tombol Microsoft Office lalu klik Save.

c.       Menyimpan dokumen dengan dengan nama lain.

Untuk penyimpanan dokumen yang sudah disimpan pada sistem Microsoft Word 2007, dan ingin disimpan dengan nama lain, maka:

1.         Klik tombol Office button lalu klik Save.

2.       Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen yang baru pada kotak file name, lalu klik Save.

d.       Menyimpan dokumen ke format lain.

Secara default, Microsoft Word 2007 memiliki ekstensi docx. Untuk menyimpan dokumen yang baru saja kita buat pada sistem Microsot Office 2007 ke format lain caranya:

1.         Klik tombol Microsoft Office, lalu klik Save As.

2.       Pada pilihan Save In tentukan folder yang akan dijaudika tempat penyimpanan.

3.       Pada kota File Name, masukkan nama baru.

4.       Pada pilihan Save As Type, klik fromat file dokumen yang diinginkan.

5.       Klik Save.

B.      Menentukan Jenis, Ukuran dan Style Huruf

Untuk memperindah tampilan dokumen, kita dapat mengganti jenis huruf, ukuran huruf, styles huruf maupun warna huruf.

Menentukan jenis, ukuran, style huruf dan sebagainya ada dua cara yaitu:

a) Menggunakan Perintah Singkat (Icon)

Dengan metode ini kita dapat melakukan pengaturan terhadap jenis, ukuran, style huruf dan sebagainya dengan menggunakan perintah singkat/icon. Caranya:

Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita rubah atau dapat dilakukan sebelum memulai mengetik.

Untuk merubah jenis huruf, klik item font (pada gambar panah) yang terdapat pada tab home dan grup Font, sehingga muncul daftar huruf dengan preview bentuknya. Lalu Kliklah pada huruf yang akan dipilih.

Untuk merubah ukuran huruf, kliklah item font size yang disebelah item font lalu kliklah ukuran huruf yang diinginkan.

Untuk membuat huruf cetak tebal, klik icon bold yang berada di bawah item font Click Bold. Atau bisa juga dengan menekan CTRL+B di keyboard.

Untuk membuat huruf miring, klik icon italic disebelah kanan icon bold.

Untuk menggaris bawahi huruf klik icon underline disebelah kanan icon italic.

Untuk membuat huruf naik misalnya perpangkatan (m ), klik icon.

Untuk membuat huruf naik misalnya pada rumus kimia (O ), klik icon .

Untuk merubah warna huruf klik icon.

Untuk merubah bentuk misalnya dari hurup kapital ke huruf biasa, dan sebagainya klik icon lalu pilihlah bentuk yang diinginkan.

b) Kotak dialog fonts.

Dengan metode ini kita dapat melakukan pengaturan terhadap jenis, ukuran, style huruf dan sebagainya dengan menggunakan kotak dialog font. Caranya:

Pertama–tama tandai teks yang akan dirubah atau bisa dilakukan sebelum mengetik.

Pada tab home, klik perintah untuk menampilkan kotak dialog font pada grup Font (gambar 3.1) atau tekan CTRL + D di keyboard.

Keterangan :

Font, digunakan untuk memilih jenis huruf yang telah ditandai.

Font Style, digunakan untuk pengatur model huruf, apakah cetak tebal (bold), miring (italic), gabungan tebal dengan miring atau reguler (standar)

Size, digunakan untuk menentukan ukuran huruf yang telah ditandai.

Font Color, digunakan untuk menentukan warna huruf yang ditandai.

Underline Style, digunakan untuk menentukan jenis garis bawah. Untuk memilih jenis garis bawah, klik-lah tab ini lalu pilih dan klik jenis garis bawah yang diinginkan.

Underline Color, digunakan untuk menentukan warna garis bawah yang ditandai.

Effects, digunakan jika kita ingin memberikan efek khusus terhadap teks. Terdapat beberapa pilihan sebagai berikut:

· Strikethrough, memberikan tulisan dengan diberi garis ditengah teks tersebut. Contoh

· “Efek Strikethrough”

· Double Strikethrough, sama dengan efek diatas bedanya pada jenis ini garisnya dua.

· Contoh “Efek Double Strikethrough”.

· Superscript, akan memberikan efek, teks akan naik ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan

· untuk membuat perpangkatan, seperti “m ”.

· Subscript, akan memberikan efek, teks akan turun ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan

· dalam penulisan kata-kata ilmiah, seperti “CO ”.

· Shadow, digunakan untuk member ikan efek bayangan terhadap teks yang dipilih.

· Contoh “ E f f e e k k d d a a r i S S h a d d o o w” w

· Outline, efek dari option ini adalah teks yang dipilih akan ditampilkan hanya kerangkanya saja. Contoh “ ”

· Emboss, akan memberikan efek teks tampak seperti menonjol dari yang lain. Contoh E f e k E m b o s s E f e k E m b o s s “ E f e k E m b o s s ”

· Engrave, kebalikan dari emboss, jenis ini memberikan efek seperti efek ukiran. Contoh

· E E f e k E n g r a v e ” E f e k E n g r a v e f e k E n g r a v e

· Small Caps, memberikan efek huruf dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya ditulis besar dengan yang ditulis kecil. Contoh tulisan “Efek Small Caps” diberi efek small caps menjadi “E S C ”

· FEK MALL APS

· All Caps,akan memberikan efek semua tulisan yang mulanya kita ketik dengan huruf besar dan kecil akan dirubah menjadi huruf besar semua. Contoh tulisan “efek all caps” diberi efek all caps berubah menjadi “EFEK ALL CAPS”

· Hidden, efek dari pilihan ini akan mengakibatkan teks yang pilih tidak tampak dilayar.

Menentukan Spasi Antar Baris

Apabila diperlukan, kita dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi baris, ikuti langkah berikut :

· Pilih paragraf yang akan dirubah.

· Klik home, pada grup paragraph, klik Icon Line Spacing.

· Klik format paragraf yang diinginkan.

Catatan :

Untuk memunculkan pilihan lain tentang spasi baris, klik Line Spacing Option yang muncul ketika mengklik icon Line Spacing .

Menentukan Spasi Sebelum atau Sesudah Paragrap

Untuk merubah spasi/jarak antara sebelum atau sesudah paragrap, ikuti langkah berikut:

· Pilih paragraf yang akan dirubah.

· Klik Page Layout, pada grup Paragraph, klik tanda panah Spacing Before atau Spacing After dan masukkan nilai yang diinginkan.

Menentukan Perataan Paragraf

Untuk menentukan perataan paragrap, langkah-langkahnya:

Pilih paragraf yang akan dirubah.

Klik home, pada grup paragraph, klik perataan yang diingikan misalnya:

Align Text Left untuk membuat teks rata di kiri saja.

Align Center untuk membuat teks rata di tengah.

Align Text Right untuk membuat teks rata di kanan saja.

Align Justify untuk membuat teks rata di kiri dan kanan.

Mengatur Indentasi

Untuk mengatur indentasi pada paragraf, setelah paragraph dipilih lalu bisa dengan menggeser indent pada ruler atas. Lihat gambar 3.4.

First Line Indent        Hanging Indent            Left Indent                                                           Right Indent

Keterangan:

· Firt Line Indent berfungsi untuk menentukan garis pertama pada paragrap.

· Hanging Indent berfungsi untuk membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.

· Left Indent berfungsi untuk untuk menentukan letak indentasi dari margin kiri.

· Right Indent berfungsi untuk untuk menentukan letak indentasi dari margin kanan.

Apabila ruler belum muncul pada lembar kerja kita, maka klik tab view lalu centang kotak

Ruler pada grup Show/Hide.

Cara lain untuk mengatur indentasi adalah dengan mengklik perintah untuk memunculkan kotak dialog Paragraph pada tab home dan grup paragraph (lihat gambar 3.5 a).

Keterangan:

Pada kotak dialog paragraph di bagian Indentation atur indentasi yang kita inginkan. Meliputi:

Kotak isian Before Text, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.

Kotak isian After Text, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.

Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan keinginan kita. Seperti:

(none), jika tidak ada indentasi khusus.

First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.

Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.

Isikan jarak yang diinginkan pada pilihan By:.

Menyalin Format Suatu Paragrap Ke Paragrap Baru

Misalkan sebuah paragrap dengan jenis huruf Arial ukuran 16 di bold, align center spasi 1,5 akan dicopy pengaturan tersebut ke paragrap lain atau paragrap baru tanpa menyalin teksnya, maka:

Letakkan insertion point pada paragraf tersebut (yang akan dicopy formatnya).

Klik perintah Format Painter pada tab home di group clipboard maka pointer mouse berbentuk seperti sapu.

Lalu klikkan pada paragrap baru (yang akan disamakan formatnya).

Atau bisa dengan tekan CTRL + SHIFT + C di keyboard lalu sorot paragrap yang baru (paragrap yang ada atau yang baru setelah menekan tombol enter). Kemudian tekan CTRL + SHIFT + V.

Membuat Bullet

Bullet adalah gambar gambar kecil yang berfungsi untuk mempercantik tampilan dari suatu rincian atau urutan tertentu yang otomatis dilakukan oleh komputer. Langkah-langkah membuat bullet:

a.       Pilihlah paragraf yang akan diberikan bullrt.

b.       Klik tab Home, pada grup Paragraf, klik tanda panah bullets.

c.       Klik gambar bullet yang diinginkan.

d.       Maka keluar kotak dialog simbol.

e.       Klik salah satu simbol yang diinginkan, lalu klik OK, lalu klik OK kembali.

Membuat Bingkai dan Warna Belakang pada paragraf

Untuk lebih memperindah lembar kerja/dokumen kita, terkadang harus menambahkan bingkai dan warna belakang paragraf dengan cara:

a.       Tandai teks yang akan diberi bingkai.

b.       Klik menu Page Layout lalu klik Page Border.

c.       Untuk meberi bingkai klik tab Borders lalu tentukan:

·        Pada kota pilihan style, pilihlan jenis garis yang ingin digunakan.

·        Pada kotak pilihan color, pilihlah warna garis yang diinginkan.

·        Pada kotak pilihan Width, pilihlah lebar garis yang diinginkan.

·        Pada kotak pilihan Apply to, tentukan kemana penerapan yang akan digunakan misalnya teks atau paragraf.

·        Pastikan pada setting yang terpilih, bukan pilihan none, lihatlah hasilnya pada preview.

d.       Untuk memberi warna belakang paragraf, masih di kotak dialog Border ans Shading, klik Tab Shading lalu tentukan:

·        Tentukan warna yang ingin digunakan pada kotak pilihan fill atau patterns.

·        Pada kotak pilihan Apply to, tentukan kemana penarapan yang akan digunakan misalnya teks atau paragraf.

·        Lihat hasilnya pada preview.

e.       Apabila sudah ditentukan klik OK dengan catatan kita bisa melakukan pengaturan pada border saja atau shading saja maupun kedua-duanya.

C.      Edit Teks

1.         Menandai Teks

Menandai Teks bisa diitilahkan dengan menyorot teks, memilih teks atau juga memblok teks. Cara memilihy teks, bisa menggunakan mouse, keyboard atau gabungan keduanya.

a.       Menggunakan Keyboard

Tombol yang digunakan adalah:

Tombol	Fungsi
Shift + /	Menandai satu karakter ke sebelah kanan atau kiri insertion point
Shift +	Menandai satu baris keatas atau bawah
Ctrl+Shift+/	Menandai sampai ke awal/akhir paragraf
Ctrl+Shift+	Menandai satu kata disebalah kanan /kiri insertion point
Shift+End	Menandai sampai ke akhir baris
Shift+Home	Menandai sampai ke awal baris
Shift+Page Up	Menandai sampai satu layar ke atas
Shift+Page Down	Menandai sampai satu layar ke bawah
Ctrl+Shift+Home	Menandai sampai ke awal dokumen
Ctrl+Shift+End	Menandai sampai ke akhir dokumen
Ctrl+A	Menandai seluruh teks yang ada pada dokumen

b.       Menggunakan Mouse

Tombol	Fungsi
Klik tahan(drag) teks yang akan diinginkan	Memilih sembarang teks
Klik ganda pada kata	Memilih satu kata
Klik pada selection bar	Memilih satu baris
Drag pada selection bar	Memilih beberapa baris
Klik ganda pada selection bar	Memilih satu paragraf

c.       Menggunakan Mouse dan keyboard

Tombol	Fungsi
Tekan Ctrl lalu klik kalimat yang diinginkan	Memilih satu kalimat
Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi yang diinginkan	Memilih berbentuk kolom

2.       Memindah Teks

Untuk memindahkan Teks ke lokasi baru pada dokumen yang sedang di kerjakan, langkah-langkahnya:

a.       Pilihlah teks yang akan dipindahkan.

b.       Klik Home, pada grup ClipBoard, klik ikon Cut bisa juga dengan klik kanan pada teks yang terpilih lalu klik Cut.

c.       Tentukan lokasi baru tempat penyimpanan teks yang kita ambil tadi.

d.       Masih di tab Home, klik ikon Paste.

3.       Menyalin Teks

Untuk menyalin teks ke lokasi baru pada dokumen yang sedag dikerjakan , langkah-langkahnya:

a.       Pilihlah teks yang akan dipindahkan.

b.       Klik tab Home lalu klik ikon Copy.

c.       Tentukan lokasi baru tempat penyimpanan teks yang kita ambil tadi.

d.       Masih di tab Home, klik ikon Paste.

4.       Undo dan Redo

Undo adalah untuk membatalkan perintah yang baru saja diberikan pada Microsoft Word. Caranya dengan menekan ikon Undo pada Quick Access Toolbar atu dengan menekan Ctrl+Z di keyboard. Redo adalah untuk mengulang perintah yang baru saja diberikan pada Microsoft Word. Caranya dengan menekan ikon Repeat/Redo pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan Ctrl+Y di keyboard.

5.       Menemukan kata pada dokumen yang tersebar

Untuk menemukan kata pada dokumen yang tersebar bisa menggunakan fasilitas find yang ada di Word 2007 dengan cara:

a.       Klik Tab Home lalu cari grup editing dan klik Find maka muncul kotak dialog Find and Replace.

b.       Pada kotak pilihan Find What, tulislah teks yang akan dicari.

c.       Lalu klik Find Next untuk mencari perkata.

6.       Menggati kata pada dokumen

Untuk mengganti beberapa kata yang sama pada dokumen yang terdiri dari banyak halaman alangkah tidak efisien apabila harus ditemukan dahulu dan digantinya satu persatu dan di ketik secara manual. Maka untuk menanggulanginya, ikuti langkah berikut:

a.       Klik tab home lalu cari grup editing dan klik Replace maka muncul kotak dialog Find dan Replace.

b.       Pada kotak pilihan Find what tulislah teks yang akan diganti.

c.       Pada kotak pilihan replace with, tulislah kata yang baru.

d.       Klik replace untuk mengganti satu persatu atau klik replace all untuk mengganti kata yang dimaksud,

7.        Menghapus Teks

a.       Pilih teks yang akan dihapus.

b.       Tekan delete di keyboard.

D.      Pengaturan Halaman

v Mengatur ukuran kertas

Langkah-langkahnya:

a.       Klik tab Page Layout.

b.       Klik perintah size di grup Page Setup untuk menentukan ukuran kertas. Apabila tidak ditemukan ukuran yang diinginkan klik more paper size yang akan memunculkan kotak dialog page setup. Lalu tentukan:

1.         Lebar kertas pada kotak pilihan Width.

2.       Tinggi kertas pada kotak pilihan Height/

c.       Pada pilihan Apply to: tentukan penerapan yang akan digunakan apakah seluruh dokumen aktif sampai akhir.

d.       Lalu klik OK.

v Menentukan Orientasi Kertas

Langkah-langkahnya:

a.       Masih di tab Page Layout dan grup Page Setup, klik perintah Orientation.

b.       Lalu klik di salah satu pilihan orientasi meliputi potrait untuk orientasi tegak dan landscape untuk orientasi mendatar.

v Menentukan Batas Pinggir Kertas (Margin)

Langkah-langkahnya:

a.       Masih di tab page layout dan grup page setup. Klik perintah Margin lalu klik ukuran Margin yang dikehendaki.

b.       Apabila tidak ditemukan ukuran yang diinginkan klik custom margin yang akan memunculkan kotak dialog page setup.

Lalu tentukan:

1.         Pada kotak pilihan top tentukan lebar margin atas.

2.       Pada kotak pilihan Bottom, tentukan lebar margin di bawah.

3.       Pada kotak pilihan left tentukan lebar margin kiri.

4.       Pada kotak pilihan Right tentukan lebar margin kanan.

5.       Pada kotak pilihan Gutter tentukan lebar penjilidan dan pada kotak pilihan Gutter position tentukan letak penjilidan apakah diikuti, di atas atau dikanan. Perintah ini diabaikan saja apabila tidak ingin melakukan penjilidan.

6.       Pada pilihan Apply to: tentukan penerapan yang akan digunakan apakah seluruh dokumen aktif sampai akhir.

c.       Lalu klik OK.

v Membuat Bingkai pada Halaman

Untuk memoercantik dokumen, kita bisa menambah bingkai pada halaman dengan cara:

a.       Tandai teks yang akan diberi bingkai.

b.       Klik menu Page Layout lalu klik Page Border pada grup page background yang akan menampilkan kotak dialog border and shading.

c.       Klik tab Page Borders.

d.       Lakukan pengaturan pada:

1.         Kotak pilihan style, adalah untuk memilih jenis baris yang akan digunakan.

2.       Kotak pilihan Color, adalah untuk memilih warna bingkai yang diinginkan.

3.       Kotak pilihan Width, adalah untuk memilih lebar bingkai yang diinginkan.

4.       Kotak pilihan Art, adalah untuk memilih jenis bingkai lain apabila tidak ingin menggunakan garis.

5.       Pada kotak pilihan Apply to; tentukan kemana penerapan yang akan digunakan misalnya teks atau paragraf.

6.       Pastikan pada setting yang terpilih bukan pilihan none, lihatlah hasinya pada preview.

e.       Klik OK.

v Header dan Footer

Header adalah teks yang khusus diletakkan di bagian atas halaman yang akan selalu tampil pada setiap halaman. Sedangkan Footer kebalikan dari Header. Header dan Footer ini sering dibuat untuk memberikan keterangan dari naskah yang diketik.

a.       Klik tab Insert.

b.       Klik perintah Header atau Footer pada grup Header&Footer lalu pilih formal yang diinginkan sehingga insertion point otomatis berada pada bagian atas atau bawah dokumen dan muncul tab design pada ribbon.

c.       Ketikkan teks yang untuk header and footer sesuai dengan keinginan kita.

d.       Untuk pindah ke Footer klik perintah go to footer. Lalu ketikkan teks untuk footer.

e.       Untuk pindah ke header klik perintah go to Header, Lalu ketikkan teks untuk header.

f.         Setelah selesai klik close Header and Footer untuk keluar dari format ini.

g.       Untuk mengedit Header and Footer tinggal klik perintah Header atau footer pada grup Header&Footer lalu klik edit header/footer.

h.       Dan untuk menghapusnya, klik perintah kembali Header atau Footer pada grup Header & Footer lalu klik Remove header/footer.